Achter de Schermen: BWK 2013


Zaterdag 12 en zondag 13 januari 2013 stonden zo’n 30 vrijwilligers klaar om de BWK 2013 in goede banen te leiden. Maar niet alleen op deze twee dagen zelf werd er veel verwacht van  V.Z.V. Njord.

Het begint allemaal al in het voorjaar van 2012, vanuit de Kring Noord Brabant komt de vraag binnen wie er in samenwerking met de diverse Brabantse Kampioenschappen wil organiseren. Omdat Njord in het verleden (2003 en 2010) al ervaring heeft opgedaan met het organiseren van de Winter Kampioenschappen zijn we als commissie Wedstrijdzwemmen gaan lobbyen om dit kampioenschap binnen te slepen. In 2003 en 2010 organiseerden wij dit samen met Tempo uit Valkenswaard.

Al gauw kwam het bericht uit Valkenswaard dat zij dit keer niet mee konden organiseren. Maar wat doe je dan? Ga je de organisatie teruggeven aan de Kring of zoek je een andere oplossing. Uiteindelijk hebben we binnen de vereniging een verzoek neergelegd om de organisatie verenigingsbreed te trekken. Alle disciplines van Njord hebben hun handen in elkaar geslagen om dit kampioenschap tot een succes te maken.

Maar wat dan, nu je de organisatie hebt binnengesleept en de toezegging hebt vanuit de vereniging om mee te helpen.

Tijdens een eerste vergadering met de KNZB Kring Noord-Brabant wordt er door hun vertegenwoordiger (Kees Verhulst) uitgelegd wat er van Njord verwacht wordt. De Kring is verantwoordelijk voor de wedstrijd (de startkaarten, programma’s, juryleden etc.) en Njord is verantwoordelijk voor de rest (opbouw/afbouw, catering, kassaverkoop, programmaboekjes, kaartverkoop, voorstart, kaartenlopers, valse start lijn, medailles voorbereiden, medailles uitreiken, etc).

Al vrij snel na deze vergadering hebben wij op een plan van aanpak gemaakt. Want zo’n kampioenschap is voor een vereniging een mooi moment om te laten zien wat deze in huis heeft. Sponsors, dat stond toch wel boven aan het lijstje. Bedrijven die hun naam aan het kampioenschap verbinden en daarmee een leuk bedrag in het laatje van de vereniging brengen. Maar in deze tijd, midden in de crisis, hoe vind je dan sponsors.

Vanuit de opleiding Speco namen een 3-tal studenten deel aan het project, waarbij zij mee konden helpen in het kader van een Event Stage die zij vanuit de opleiding moesten doen. De opleiding Speco leidt o.a. op voor de economische kant van sport. Een mooie gelegenheid voor ons om aan sponsors te komen. Na een ontmoeting met deze studenten zijn zij aan de slag gegaan met het binnenhalen van diverse sponsoren uit Veldhoven. En niet zonder succes, al met al hadden we een 12-tal sponsoren die hun naam aan de BWK wilden verbinden.

Maar niet alleen sponsoren zijn belangrijk tijdens een evenement. Vrijwilligers zijn nog veel belangrijker. Per dag was bepaald dat we ongeveer 20 á 25 vrijwilligers nodig zouden hebben, maar waar haal je die vandaan. Om vrijwilligers te krijgen hebben we een oproep geschreven en deze gestuurd naar de voorzitters van de diverse commissies binnen Njord met het verzoek om die te verspreiden onder de leden. Er kwam uiteindelijk ruime respons vanuit de hele vereniging. Iedereen was bereid om een steentje bij te dragen.

Ondertussen naderde de BWK 2013 met rasse schreden en gingen we het nieuwe jaar in, achter de schermen werd er hard gewerkt om het programma boekje in elkaar te zetten. Een boekwerk dat ongeveer 300 keer over de toonbank zou gaan en dat als het ware een visitekaartje van V.Z.V. Njord is aan de bezoekers. Niet alleen met een aantal mooie advertenties van de sponsoren en een voorwoord van onze voorzitter Piet van Gorp, maar een inspirerende tekst van niemand minder dan Joeri Verlinden waren voor ons de leidraad tot een mooi boekwerk.

De lijsten voor de catering moesten gemaakt worden, de bestellingen werden gedaan. Met veel berekeningen en schattingen moesten we ervoor zorgen dat ongeveer 80 personen (officials/vrijwilligers/Kring) gedurende de twee dagen niets te kort kwamen. Gelukkig hadden de dames van de sponsoring een aantal mooie deals weten te sluiten met diverse winkels in Veldhoven waar we onze bestellingen kwijt konden. Zo leverde Groente&Fruit uit het City Centrum niet alleen appels voor de zwemmers maar bestelden we daar onze eieren, groente en fruit. De Albert Heijn aan de Rapportstraat was zelfs bereid om een flinke bestelling voor ons klaar te zetten die wij alleen nog maar hoefden op te halen op zaterdagochtend.

Dagen gaan voorbij en het weekend komt steeds dichterbij. Bestellingen zijn gedaan, vrijwilligers zijn geregeld, de drukkerij is in volle gang. Het is wachten totdat het zaterdag is en we kunnen zien hoe alle voorbereidingen in de praktijk uitvallen.

Al om half 11 waren de eerste vrijwilligers op zaterdag in de weer, er werd bewegwijzering opgehangen, koffie werd gezet. Vanaf 12 uur werd het bad opgebouwd en met vele vrijwilligers werden de boodschappen naar binnen gedragen. En dan is de wedstrijd nog niet begonnen.

De dames van de sponsoring deden de ontvangst van de sponsoren en zelfs de locoburgemeester van Veldhoven hadden zij bereid gevonden om een openingswoord te doen. De sponsoren kregen een rondleiding terwijl een groep vrijwilligers het bad aan het opbouwen was. Zo konden de sponsoren met eigen ogen zien hoe het er aan toe gaat bij een dergelijk kampioenschap.

De dames van de kassa hadden het lekker druk toen om 1230 uur de hal van het Pieter van den Hoogenband Zwemstadion begon vol te stromen met publiek en zwemmers. Om 1300 uur gingen de deuren naar de kleedkamers en de tribune open en kon het kampioenschap beginnen.De vrijwilligers waren klaar met het bad, de lunch voor de officials stond klaar en het inzwemmen kon beginnen. Tijdens de wedstrijd waren alle vrijwilligers hard aan het werk om de wedstrijd goed te laten verlopen. Er werden startkaarten opgehaald, emmers gevuld, broodjes gesmeerd, etc. etc. Tijdens de pauzes werden medailles uitgereikt hetgeen voor de vrijwilligers veel werk was om de juiste medaille bij de juiste persoon terecht te laten komen. Per programma waren er maar liefst 7! verschillende leeftijdscategorieën.

Aan het eind van de wedstrijd konden we gelukkig het bad grotendeels opgebouwd achterlaten voor de zondag. Rond 1930u deden we het licht uit en gingen huiswaarts. Om vervolgens op de zondag om half 12 weer klaar te staan voor de tweede dag van de BWK. De wedstrijd verliep soepel en iedereen had het naar z’n zin. Het was bijna een kopie van de zaterdag. Aan het eind van de dag werd alleen het bad helemaal afgebroken, gingen de vlaggen weer in de tas en werden alle vrijwilligers bedankt. Het enige wat nu nog rest is de evaluatie en misschien dat Njord volgend jaar de BWK 2014 weer gaat organiseren.

Jeffrey Smits

Zondag 14 januari 2013

Bookmark the permalink.

Comments are closed.